La présente politique vise à établir une procédure de traitement des demandes et des plaintes adressées à la Fondation John R. McConnell (ci-après appelée « FJRM ») en vertu de la section 4 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
1. La FRMJ détient des renseignements personnels sur d’autres personnes, au sens de la Loi relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
2. À la demande de la personne concernée, si la FJRM détient des renseignements personnels sur une autre personne, la FJRM doit confirmer l’existence des renseignements personnels, les communiquer à la personne et lui permettre d’en obtenir une copie.
À la demande de la personne concernée, les renseignements personnels informatisés doivent être communiqués sous forme de transcription écrite et intelligible.
3. Toute personne peut, si les informations personnelles la concernant sont inexactes, incomplètes ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi, exiger de la FJRM qu’elles soient rectifiées.
4. Aucune demande d’accès ou de rectification ne sera prise en considération si elle n’est pas formulée par écrit par une personne qui atteste de son identité.
Ces demandes doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont les suivantes :
Pierre-Hugues Fortin
Fondation John R. McConnell
1350, rue Sherbrooke Ouest, bureau 1200
Montréal (QC) H3G 1J1
Courriel : [email protected]
Tél. : 514-379-6292
5. Le responsable de la protection des données à caractère personnel doit répondre par écrit aux demandes d’accès ou de rectification, rapidement et au plus tard dans les 30 jours suivant la réception des demandes.
6. L’accès aux renseignements personnels est gratuit.
Toutefois, une redevance raisonnable peut être exigée pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces informations, à condition que le montant approximatif de la redevance ait été communiqué à l’avance à la personne qui demande les informations.
Le responsable de la protection des données à caractère personnel doit motiver tout refus d’accéder à une demande et indiquer la disposition légale sur laquelle il se fonde, les recours dont dispose le demandeur en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et le délai pour les exercer. Si le demandeur le demande, le responsable de la protection des renseignements personnels doit également l’aider à comprendre le refus.
7. Lorsque le responsable de la protection des renseignements personnels accède à une demande de rectification, il doit, en plus des obligations prévues au deuxième alinéa de l’article 40 du Code civil du Québec, délivrer sans frais à la personne qui en a fait la demande, une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression d’un renseignement personnel.
8. Les informations qui font l’objet d’une demande d’accès ou de rectification doivent, si la demande de rectification n’est pas acceptée, être conservées le temps nécessaire pour permettre à la personne concernée d’épuiser les recours prévus par la loi.